Question 1

イベント当日の予約リストを事前にダウンロード・整理しておくべき理由とは何か？

Accepted Answer

予約リストが未整理のままだと、当日のオペレーションで手間取り顧客を待たせてしまう原因になる スマホやPC画面でその都度探すより、データをダウンロードして加工・印刷した方が当日の受け渡しが速い GoogleフォームのCSVデータをExcelで開く際は、文字化けを防ぐためUTF-8からShift_JISへの文字コード変換が必要である

Question 2

商品個数やお支払い合計金額をどのように整理・管理すればよいか？

Accepted Answer

フォームの回答内容をそのまま使わず、商品ごとに列を設けて予約個数を数値で管理する 商品ごとの列を作ることで、イベント当日に持ち込むべき在庫数や予約確保分の合計を容易に把握できる 複数商品の購入や複数回の予約を合算した「お支払い総合計金額」を事前に計算して記載しておく 事前の合計計算により、当日の窓口で計算する手間が省け、商品受け渡しと代金回収がスムーズになる

Question 3

予約リストから目的の名前を素早く見つけるための工夫とは何か？

Accepted Answer

予約された日時順ではなく、五十音順（あいうえお順）に並べ替えることで検索性を格段に高める 英語表記やハンドルネームでも並べ替えられるよう、事前に手作業でカタカナの「読み」の列を補完する 海外来場者などで予約者名と受取者名が異なるケースを想定し、両方の名前をリストに併記しておく 横に長いリストで目線がズレないよう、予約者ごとに背景色を交互に変えて見やすく区別する

Question 4

備考欄を表の一番左に配置する理由とそこに記載すべき内容とは何か？

Accepted Answer

見落としやすい表の右端ではなく、最も重要な特記事項を真っ先に確認できるよう一番左に備考欄を置く リストの左側を見るだけで備考・番号・名前・金額・個数などの重要情報が一目で把握できるようにする SNSで繋がっている知人や複雑な予約者に対し、売り子から「本人が直接対応する」ための合図を記載する 複数の予約にまたがる場合の全体合算額や、予約特典に関する特記事項を控えておく

Question 5

当日の窓口オペレーションを紙のリストで円滑に回す運用の工夫とは何か？

Accepted Answer

大きめの用紙に印刷してバインダーに挟み、すぐに書き込めるようボールペンをセットしてレジ横に配置する 商品の受け渡しが完了したらリストに丸やチェックを付け、二重渡しや渡し漏れを防ぐ 予約分の受け取り時に追加購入があった場合も、商品列の数字に書き足すだけで柔軟に対応できる 用紙の余白スペースを活用し、予約分以外の当日販売数を「正の字」で手早く記録する

Podcast振り返り

予約リストの整理方法