社労士法人ONE HEARTが使うツール大公開。Googleワークスペース・Slack・Chatwork・Notionの使い分け

この回は、社労士法人ONE HEARTで使っているツールの紹介からスタートします。きっかけは、吉田さんがX（旧Twitter）で投稿した1本のポストでした。

内容は、GoogleワークスペースやSlackなど、ONE HEARTで使っているツールを全部公開しますというシンプルなものだったといいます。それが予想以上の反応を集めました。

この反響を受けて、吉田さんはツールをもっと深く知りたい人が多いのではと考え、今回の企画にしたと話しています。ツールは全部で15個以上あるため、一度には話しきれないとして、複数回に分ける構成をとっています。

今回はその第1回として、Googleワークスペース、Slack、Chatwork、Notionの4つを取り上げます。

1つ目に紹介されるのはGoogleワークスペースです。吉田さんは、Gmailのビジネス版のようなものと説明しています。

Googleワークスペースには、仕事用のGmailのほか、WordやExcelにあたるGoogleドキュメントやスプレッドシート、DropboxやOneDriveにあたるGoogleドライブなどが含まれます。これ一通りで仕事ができるツールだと吉田さんは説明します。

ただし吉田さん自身は、開業時からGoogleワークスペースを契約していたわけではなく、そこは失敗だったと振り返っています。

その前提として、吉田さんは開業時に独自ドメインを取ることをすすめています。理由は、ビジネスのグレードが上がると、無料のGmailなどのドメインでやりとりしている相手はほとんどいなくなるためだといいます。

吉田さんは最初、サーバー系のドメインを使っていましたが、クラウドではないため使い勝手が良くなかったと話します。そのため途中でGoogleワークスペースを契約し、それまでのドメインを引っ越す作業が発生しました。

この引っ越し作業が、技術者ではない自分にとっては大変だったと吉田さんは振り返ります。だからこそ、最初から契約しておいた方が良かったという結論に至ったといいます。

さらに現在はGoogle Meetも付いているため、別途Zoomを契約する必要もないと補足しています。開業直後は資金が少ないかもしれないが、それでも最初から契約することをおすすめするという立場です。

2つ目のツールはSlackです。吉田さんは、会社の中の社内コミュニケーションを促進するためのチャットツールだと位置づけています。

チャットツールにはLINEやChatworkなど有名なものがあります。吉田さんは、LINEはビジネスというより普段使いの印象で、ChatworkとSlackを比べると機能面ではSlackの方が上だと話します。

吉田さんが挙げるSlackの魅力の1つがスレッド機能です。会社の会話にはさまざまなテーマがあり、それを同じグループ内で全部話すとごちゃごちゃになると指摘します。

たとえばプリンターを発注する会話と、本棚を発注する会話が混ざると混乱します。Slackならトークテーマごとにスレッドで返信でき、話の混雑がないという点を評価しています。

そのため吉田さんは、いろんな話が同時並行的に話される場ではSlackが向いているとし、社内のコミュニケーションはSlackで行っていると話します。

3つ目のツールはChatworkです。Slackがあるなら不要では、と思われそうですが、吉田さんはChatworkは必要だという立場です。

吉田さんによれば、Chatwork自身がそこまでITリテラシーの高くない層を狙っていると説明しているそうです。そのためSlackと比べると、スレッド返信のような高度な機能はないといいます。

一方で、機能が絞られていることには大きなメリットがあると吉田さんは指摘します。それは、誰でも使えるという点です。

この特性から、ONE HEARTでは対顧客のコミュニケーションに主にChatworkを使っています。士業はさまざまな顧客とやりとりする必要があるためです。

吉田さんは、ITを体の一部のように使いこなす若い起業家もいれば、初めてチャットを使うという人もいると説明します。そうしたいろんな層が満遍なく使えるツールでないと、サービスをうまく提供できないと話します。

Chatworkはシンプルに作られていて誰でも使いこなせるため、社外コミュニケーションのために導入していると吉田さんはまとめています。

第1回の最後に紹介されるのはNotionです。吉田さんは、ドキュメントツール兼データベースのようなものだと説明します。簡単にも使えるし、本気で使えば業務進捗管理もできるといいます。

Notionの1つ目の役割は、マニュアルの整備です。マニュアルをWordやExcelで作ると、どこに何があるか分からなくなったり、リンクがないために存在自体が忘れられたりすると吉田さんは指摘します。

その点Notionは、誰が作っても綺麗なレイアウトになって読みやすいため、実際に使われるマニュアルになりやすいと話しています。

もう1つの大きな役割が、業務進捗管理です。Notion自体がデータベースを扱えるソフトのため、社内の仕事がどこまで進んでいるかの管理に向いているといいます。

たとえば給与計算について、今は一次作業者が作業中なのか、二次点検者が点検中なのか、納品済みなのかがNotion上で分かるようになっていると吉田さんは説明します。

さらに、新入社員が入った際にどこまで研修が終わったか、どこまで備品を渡したかといった管理にもNotionを使っています。吉田さんは、うちの業務管理の母艦みたいなのはNotionだとまとめています。

まとめ

今回は、社労士法人ONE HEARTで使う4つのツールを、それぞれの役割と使い分けの理由から紹介しました。単に何を使っているかではなく、なぜそのツールを選んでいるかまで語られた回でした。

• Googleワークスペースは独自ドメインと合わせ、開業時から契約するのがおすすめとされる
• 社内の同時並行的なコミュニケーションには、スレッド機能を持つSlackを使う
• ITリテラシーの差がある顧客との社外コミュニケーションには、誰でも使えるChatworkを併用する
• Notionはマニュアル整備と業務進捗管理を担い、業務管理の母艦として使われている
• ツールは15個以上あり、今回はその第1回として4つが取り上げられた