ツール特集第3回のテーマは「電話」
この回は、ツールについて語るシリーズの3回目です。第1回でGoogle Workspaceやチャットツール、第2回でマネーフォワードやOfficeStationを扱った流れを受けています。
今回のテーマは電話まわりで、吉田さんは「マニアックなところ行きたい」と話しています。開業してオフィスを構えると固定電話が必要になる、という前提から話が始まります。
開業したらやっぱり固定電話必要ですよね。まあ独立開業したら当然電話必要になるわけです。
固定電話は「クラウドPBX」の時代へ
従来のイメージでは、NTTに連絡して東京なら03の番号をもらい、固定電話機が納品されて電話をかけられるようになる、という流れでした。しかし今は事情が違うと吉田さんは言います。
現在はクラウドPBXという仕組みがあり、仮想空間の中に電話を置くクラウド電話が使えます。ONE HEARTでも、03の番号で発着信できるクラウド電話を導入しています。
もう一つ導入しているのがeFaxです。かつては複合機のような一体型の機器が必要だと吉田さんは思っていたそうですが、今はネット上でFAXを送受信できます。
本当はね、もう入れたくもないんですけど。
それでもFAXを使うのは、社会保険労務士の仕事では行政官庁とのやり取りが避けられないからです。ハローワークや年金事務所とのやり取りでFAXが必要になるため、その用途で入れていると説明しています。
クラウドPBXとeFaxをやめて「03プラス」に乗り換えたい理由
吉田さんは、今使っているクラウドPBXとeFaxの組み合わせをやめたいと考えています。乗り換え候補として挙げているのが「03プラス」です。
これから開業する人には、クラウドPBXとeFaxを別々に組み合わせるのではなく、最初から03プラスを契約するほうがよいのではないか、という考えを示しています。理由はリーズナブルで、サービスページを見ると使いやすそうだからです。
ただし乗り換えには課題もあります。03プラスに変えると会社の固定電話番号が変わってしまうためです。
それってなんか関係各所に連絡するのも大変だし。まあなんかいろいろその税務署とか、あのハローワークとかの登録、全部変えていくの大変だなと思ってるんで、どうしようか迷ってます。
それでも固定費削減のためにいつかはやらないといけない、と吉田さんは話しています。番号変更にともなう手間と、コスト削減の必要性を天秤にかけている状況です。
受電を任せる「fondesk」の役割と、AIによる代替の見通し
電話は入れて終わりではありません。ONE HEARTでは、03で始まる番号にかかってきた電話は必ず転送される仕組みになっています。転送先がfondeskというサービスです。
fondeskはシンプルに言うと受電代行です。転送された電話にはオペレーターが対応し、用件を聞いてくれます。
聞き取った用件は、第1回で紹介したSlackに転送されます。これにより、どのハローワークからどんな連絡が来たか、あるいは営業電話かどうかがわかり、営業電話ならブロックできるようになります。
吉田さんはfondeskを入れて良かったと評価しています。一方で、5年後も使っているかというと、それはないのではないかとも話しています。
理由はAIの進展です。電話の初期対応をすでにAIで行っている会社があり、誰がどの用件でかけてきて、どこに折り返せばよいか程度であれば、近い将来AIで対応できるようになるはずだと予想しています。
電話の初期対応ももうすでにAIで対応してる会社があるそうです。
将来的には、クラウドPBXや03プラスのようなサービスとAIが合体し、電話の一次受付そのものを担うサービスが出てくるのではないか、というのが吉田さんの見立てです。fondeskも今後のサービス状況次第では乗り換える可能性があるとしています。
スタッフの発信を支える「Zoom Phone」という選択
受電をfondeskに転送しているなら、ONE HEARTのスタッフはどうやって電話をかけているのか、という疑問が出てきます。ここで使っているのが別のツール、Zoomです。
Zoomはコロナ禍でオンライン会議ツールとして広がりました。吉田さんは、音声や動画を処理するノウハウを転用してZoom Phoneというインターネット電話が出ていると説明しています。
ONE HEARTでは、オンライン会議はZoomのミーティング機能、お客様対応や役所への発信はZoom Phoneを使い分けています。電話は話し放題のプラン、ミーティングは有料プランで無制限にしているとのことです。
今オンライン会議はZoomのミーティングの機能を使っていて、個別電話、お客様対応とか、こちらからその役所に電話かける時っていうのはZoomPhoneっていうのを使ってます。
Zoomミーティングは「オーバースペック」、Google Meetへ
吉田さんは、Zoomのミーティング機能は性能が良いと評価しています。最近は声紋機能がつき、あらかじめ自分の声を登録しておくと、それ以外の雑音が入りにくくなるそうです。
リモートワーク中に後ろで子どもが騒ぐような音が入らないよう配慮できる点は便利ですが、吉田さんにとっては正直オーバースペックだといいます。
そのため、第1回で紹介したGoogle Workspaceに付随するGoogle Meetへ移そうと考えています。ウェビナーを多くやる会社以外は、Google Meetへの移行が増えるのではないかと予想しています。
Zoom Phoneを選んだ決め手は「録音」だった
Zoom Phoneを選んだ理由は録音機能です。携帯電話に格安SIMで話し放題をつける選択肢もありましたが、あえてやらなかったと吉田さんは説明しています。
iPhoneは電話の録音が難しく、三者間通話を使ったり、スピーカーフォンにして横にボイスレコーダーを置いたりといったアナログな方法が必要でした。これを避けたかったといいます。
さらに、録音ボタンを押すのではなく、自動で全通話を録音したいという狙いもありました。目的は、役所やお客様との「言った言わない」を防ぐことです。
全録にして、それをAIに流して、あの、文字起こしさせて、電話の議事録みたいなのを作りたいなと思ったんです。
言った言わないを防ぐために全通話を録音し、AIで文字起こしして電話の議事録を作るという発想が、自動録音できるZoom Phoneを選んだ決め手でした。
Zoom構成も乗り換え候補に、AI議事録が変える未来
ただし、このZoom構成も乗り換え候補になっています。2年契約で契約したため当面は変えない予定ですが、それぞれに限界を感じているといいます。
新しくCloudNoteという議事録AIが登場し、iPhoneでも録音できるようになってきたためです。数年後には、Zoom MeetingとZoom Phoneの組み合わせを、Google MeetとiPhone、そして録音できるAI議事録に変えるだろうと話しています。
この回で紹介されたツールは、いずれも「現時点では良いが、将来的に乗り換える可能性がある」という姿勢で語られているのが特徴です。電話まわりのツール選びは、AIの進展を前提に流動的に考えられています。
| 用途 | 現在使用中 | 乗り換え候補 |
|---|---|---|
| 固定電話・FAX | クラウドPBX＋eFax | 03プラス |
| 受電代行 | fondesk | AIと合体した一次受付サービス |
| オンライン会議 | Zoomミーティング | Google Meet |
| 発信・録音 | Zoom Phone | iPhone＋AI議事録（CloudNote） |
まとめ
この回では、開業社労士が電話まわりで実際に使っているツールと、AIの進展を見据えた乗り換え方針が具体的に語られました。いずれも「今は良いが将来は変えるかもしれない」という前提で選ばれているのが印象的です。
- 固定電話はクラウドPBXで03番号を運用し、行政とのやり取り用にeFaxを併用している
- 受電はfondeskで代行し、用件をSlackに通知する仕組みにしている
- スタッフの発信と会議はZoom PhoneとZoomミーティングを使い分けている
- Zoom Phoneを選んだ決め手は、言った言わないを防ぐための自動録音機能だった
- クラウドPBXは03プラス、会議はGoogle Meet、録音はAI議事録へと乗り換えを検討している
