集客は大成功、でもメディア誘致は届かなかった。地域イベント広報のリアルな振り返り

皆さんこんにちは。さとととし広報の川島飛鳥と。

合同会社企画百貨、代表の小林祐太です。

よろしくお願いします。

今回5回目ということで、前回はプロモートシートの作り方だったりとか、個別アプローチするためのお話を小林さん中心にしていただいたかなと思っております。

そうですね。プレスリリースで広く発信するだけとかではなくて、個々の記者の関心であったりとか、どういう露出を狙っていきたいかっていうところに応じて、いろんな仕掛け方があるなという中の一つとして、プロモートシートをご紹介をしたという感じなんですけど。

ざっと振り返ると、一番やりやすいのは新聞の記事を6マスで分解っていう話をこの間したと思うんですけど、見出しと時ときっかけ、あと絵、それからインタビューとか、他社の取り組みとか、図表とかデータみたいなものとか。ある程度大きな記事になってくると、そういった要素が確実に入ってくるので、事前に自分たちで整理して提供していきましょうというお話だったかなと思ってます。

そうなんですよ。前回の最後で、ためしもいちというイベントを私の茨城県水戸のエリアで実践するから、プロモート資料を作ってメディアさんにコミュニケーションを取ってみるっていうのを言って終わったと思うんですけれども、無事にイベントも終了いたしましたという。

お疲れ様でした。

本当にギリギリになっちゃったんですけれども、小林さんにも見てもらいながらプロモート資料を作ってみましたっていうところで、今日その話もできたらと思ってました。

今、私が茨城県の水戸市、県庁所在地の場所の市なんですけれども、そこの下市エリアっていうところが、町開き400年の年を迎えておりまして。私は今、水戸宿泊交流場という空き家を改修したゲストハウスの運営を手伝って4年ぐらいになりまして。

そのエリアで、水戸市役所の都市計画課さんと、せっかく400年っていうところもあったり、その上で少子高齢化だったり空き家が増えてるとか、全国的な共通の問題もあったりするので、何かできないかっていうところから昨年から動いておりまして。

私たちの建築だったり広報、町づくりっていう強みと、やってみたいっていうところから町に関わった背景があったので、そこに住んでる人でも住んでない人でも、やってみたいを街に開いてやってみるっていうプロジェクトを、この半年間動かさせていただいておりました。先月1日が、そのやってみたいって集まった人たちがやってみる日っていう形で、マルシェという形をとってイベントを開催したという感じになっています。

今ちょうどリール動画見てるんですけど、いい雰囲気の。これってちなみに川島さんが作ったんですか？

そうなんです、私が全部。頭を働かせました。

なるほど、広報って、メディアだけじゃなくて記録に残していくというか、そういうのも結構セットでイベント対応の時ってやらないといけなかったりするので。すごい働きぶりを感じますね。

ほんと初年度の取り組みなので、ストックしていくことが大事かなと思ったのと、来てない人にも当日どんな感じだったかを知ってもらうためには残した方がいいかなと思ったので。当日の様子だったり、参加者さんのやってみた感想だったりとかをリールで残してみました。

ちなみにメディア露出のところって、結果としてはどんな感じですか？

当日はどのくらい人が来るのかが一番不安だったんですけれども、事前に水戸市の公式LINEとかXで告知したり、Instagramでも地道にやったり、チラシを水戸市の図書館とか施設に置かせてもらったりして、合計3百人ぐらい来てくださったので、そこはほんと大成功だったなっていうところがあるんですけれども。

1日の、日中のイベントで300人も来て。

そうなんですよ。市役所の方が数えてくださいました。

近所の方だったり、茨城県内、市内の方だったり、県外の方も数名来てくれたっていうデータですね。男女比もバラバラですし、子供からお年寄りの方まで、偏った数字ではなく満遍なく来てくれたっていうのが、取ったデータ的にそんな感じでした。

集客っていう面ではうまくいったんですけれども、準備とかもあって、プロモート資料もギリギリになっちゃったんです。当日どういうマルシェをやるのか、その様子を取材に来ていただきたいなっていうところをメインに、1ページ目にイベントの概要、2ページ目、3ページ目に、下市エリアはどういうエリアなのか、どういうプロジェクトなのか、参加者の属性だったりを、小林さんに相談しながら3枚資料を作らせていただきました。

それを、時間がなかったっていうのは言い訳にできるんですけれども、県の記者クラブに投げ込みさせていただいたのと、つながりがあった新聞記者さんに送らせていただいたっていうところが、ほんとギリギリのギリギリで行ったアクションという感じでした。

なるほど。じゃあ感触としてはもうちょっといろいろできたかもと。

そうです。今できることで最低限やろうみたいな感じだったので、なかなか戦略的にだったり、前回の話でも、それを基に個別でちゃんとコミュニケーションを取っていくことが大事っていうお話があったにも関わらず、個別コミュニケーションが取れなかったのが、やりきれなかったところだなっていうのが反省点としてあります。

リソースがない中でやる人、やること、めちゃくちゃ増えてるなっていうのが実感としてある中で、特に地方ってすごい広報部がどっしりとありますとかっていうじゃなかったり、こういうプロジェクトみたいなものも一人何役みたいなものが前提となる中で、メディア誘致をどこまで計画立ててっていうのは結構難しいところはあるんだろうなというのは思いますね。

それを本当に学びます。計画をちゃんと引いて動けなかったので最後大変になっちゃったっていうだけなので、前もってやれてれば、一人でもなんとかできる工夫はあったのかなっていうふうに思ってます。

今回来てくださったのが茨城新聞の記者さんで、その方は結構このプロジェクト始まった当初から応援してくださった担当の方でもあったので、来てくださって。ただ11月1日が3連休、しかもすごい天気が良くて、茨城県内でもいろんなイベントがやっていたっていうところもありまして、その後どういう記事が載ってるかなって見たら、各地のイベントのことが多かったので、もうちょっと特出するものがないとニュースにはならないような感じだったのかなって、振り返りでは思ってるところです。

確かに10月、11月ってイベント目白押しの。

目白押しですね。

今話聞きながら、その日他にどんなことがあったのかっていうのを見てるっていうのは、広報の観点ではすごいいい視点だなとめちゃくちゃ思います。やっぱり自分たちのことだけ考えちゃいがちなんですけど、一般の人目線で見た時に、そもそもいろいろある中の一つだったりはするので、その中でどう目立っていくのかっていうところは戦略的に考えないといけないところだなというのは思ったので。

地方で広報やってる方が一人何役もこなすってありましたけど、多分地方のメディアの担当者の方も一人何役もやってて、アナウンサーでも取材に行ったりされてたりするので、この状況で多分もう結構決まっちゃってたのかなと思ったので、やっぱり前もってコミュニケーションを取ったり、その中でじゃあ実際ここ行こうっていう会話があったと思うので、直前だとなかなかそこに入り込むのが難しいのかなとも思ったりしました。

案内状の配信っていうことでいくと、3週間とか2週間前っていうのが一番オーソドックスなタイミング。あまりに先すぎると、今すぐ検討するタイミングじゃなかったりするので、2週間、3週間前に一回アナウンスできてると、配信した次の週の企画の会議で、じゃあ実際どこに取材行こうかみたいな中で、検討のタイミングに乗りやすいのかなとは思うので。

意外となんだかんだ取材の申し込みが来るのって、前日から3日前ぐらいの間に集中はするので、2週間ぐらい前に一回アナウンスしつつ、すぐ来なくても1週間前ぐらいにリマインドしたりとか、それぐらいが妥当かなという気はしますね。

それこそ他のイベントもたくさんあったっていうことだったので、メディア側もどこに取材に行くって、特に土日ってメディアからしたら会社員という観点では休日になるので、取材のリソースが割きにくかったりもするので、その中でいかにここが取材すべき場所だよねと認識してもらうっていうのは、事前準備のアプローチのところで結構変わってくるところかなと思いますね。

僕もやってて、平日か土日かっていうので全然違って。平日だと自分で判断しやすいけど、土日になるとちょっと確認しないといけないんですよねみたいなことも言われたりすることありますね。

そうですよね。その辺を踏まえて、また3月にもやる予定があるので、今回のことを踏まえてまた挑戦できたらなっていうふうには思ってます。

資料の中身みたいなところだと、振り返ってきてどうでした？

いろんな切り口が今回のプロジェクトとイベントであるなと思っていて。400年の歴史がある街で、空き家、空き店舗だったところを活用するみたいな文脈と、高校生からUターンしてきたり、移住してきたり、都内にいる人たち、いろんな属性の人が挑戦するみたいな軸とかが結構あったので。載せとくことは全然良かったと思うんですけど、それを基にコミュニケーションが取れないと、紙だけだとこっちは思っててもなかなか難しいところがあるのかなって。会ってコミュニケーションを取るっていうところが本当に大事になってくるだろうなっていうふうに感じているところです。

今回取材に来なかったところがなぜ来なかったのかっていうのを考えた時に、送っただけになると、単純に予定が合わなかっただけなのか、内容としてこういうものがあるんだったら検討できたけどねっていう温度感なのか、その辺がなかなかつかめないと思うので。電話でのコミュニケーションだったり、直接聞けてるっていうのは結構大きいかなと思いますね。

次に繋げるためにもコミュニケーションを取るのって、やっぱ勝手に自分の頭の中での仮説になっちゃう。本当に重要なことなんだなっていうふうに感じました。

いきなり大成功っていうことになる方が珍しいというところはあるかなと思うので、今後実施する時に、アプローチするタイミングみたいなこととか、そこに向けていかにワンツーワンのコミュニケーションができるような土台を作っていくっていうところもあるのかなと思うので。このタイミングは逃したけど、次に向けて今からちょっと積み上げていけるものが何があるのかとかは考えておいてもいいかもなと思いました。

今回もイベントっていうところだったんですけれども、他にも切り口を考えていて、下市エリアで最近20代の美容師の方が独立して、空いてた店舗で自分の美容室を始めたり、普段会社員されている方が空き店舗を借りて月曜日だけ子供食堂をやってたりとか、そういう属性が集まってるなっていうのを面で見た時に感じてるので、そういうエリアみたいなところでの情報も伝えてみるとかも挑戦してみてもいいのかなって、今うっすら考えてたりします。

この取り組みだけではなくて、このエリアでいろんなことに取り組んでいる人をたくさん知ってるみたいな、そういうのが伝わってくると、メディア側からも、この人に聞いたらいい人紹介してくれそうっていう、そういうのもいろんな取材の機会を作るにはなったりするので。何かのところから繋がりができてくると、こういうイベントをやる時に、今度こういうのやるんですっていうアナウンスもしやすかったりとか。次につながるチャンスをどんどん作っていくというか、連鎖だなと思います。

本当にそうですよね。いきなりっていうより、日々の関係性の中でこういうのもあるんですよみたいなのが自然にできる人になりたいなって思いました。

メディアのアプローチの仕方でいくと、プレスリリースとかで一斉に配信をして届けていくっていうことと、イベントに来てもらう、取材をしてもらう、参加してもらうっていう集めるアプローチもあるし、最終的には個々人の関心に応じて企画を提案するっていう、この3つの関わり方があります。

集める系のものは、声かけやすかったり、取材の場そのものを提供できるので、最初のハードルとしては比較的やりやすいというか、案内状で来てもらうっていうところになってきていて。個別の取材ってなると、いきなりワンツーワンのコミュニケーションを取っていくものなので、関心とか企画の切り口とかが問われるみたいなところで、それぞれ一長一短があるというか。

それをうまく組み合わせながら、持続的にメディアの方と繋がり、いい情報を持ってるっていうところで頼ってもらえる存在になっていくっていうのが、広報の地盤を固めるというか、やっていきたい最初のステップなんだろうなっていうのを、改めてお話聞きながら。

そうですね、改めて思いました、私も。

実際に今後やっていきたい、今度次トライしてみたいこととかって、広報の視点でいくと何があるんですか？

本当ローカルでやってる方々とぜひしゃべりたいキーワードなんですけど、一人じゃなかなか大変だっていうところを身をもって体感したので、来年度もこの動きは続けていきたい。じゃあどうやったらみんな無理せず持続的に続けられるかっていう時に、もうちょっと仲間がいた方がいいよねっていう会話になっているので、発信、広報部隊もそうですし、運営周りだったり、仲間を作りつつ、仕組み化もしながら、なるべくゼロイチで資料を作るのではなく、型があった状態でできたりっていう体制作りのところにちょっと今後は挑戦していきたいなっていうふうに思ってます。

一緒にやってくれる、参加してくれる人たちも自分たちで決めていくし、その人たちとどういうことを取り組んでいくのかっていうことも伴走してるし、情報発信周り全部もやってるし。

何かをやってみたいを街に開いてやってみたいという人もいると思うんですけど、そういう運営だったり広報のところも、やってみたい、それを機に茨城とつながりを持ちたいみたいな人も、私みたいな人も他にもいるんじゃないかなと思ったので、全部自分だけでやろうとせずに、そこも開きながら、余白ができたら私はもっと他の動きができたりみたいなのをしていかないと、ちょっと疲弊しそうだなと思ったので、やってみたから気づいたことなんでね。

地域でやっていくっていう時に、その人に求められるものってめちゃくちゃ多様というか、幅広くあれもこれもできないといけないっていうものになっていってるなっていうのをすごい感じるんですけど、どう思ってますか？

そう思いますね。なんか広報なのかみたいな、それに収まらない役割をしているなって思うんですけれども。でも地域の人との関係作りだったり、このプロジェクトにどういう人と出会ったら双方良くなるのかっていう、より良い関係性を作るために、どういう伝え方、伝わり方とか手段を選ぶかみたいなところでいうと、全部そういうPRの視点だったりするのかなって思ったりするので。何者なんだろうみたいに思う瞬間もたまにあるんですけど、でも全部そこの考え方をもとに、コミュニケーションとか判断とか企画とかしてるなって、ちょうど振り返りの時期なんで思ったりしてます。

僕も移住して5年ぐらいなんですけど、ザ・広報の支援のお仕事でいくと、当日はメディア対応に集中してっていうところ、最近だとメディア対応はもちろんするし、記録映像を撮ったり、リード動画撮ったり、その場で起こったことをどう次に発信していくのかっていうのも完全セットでやってたりをするので、メディアだけじゃなくて自社発信のところも担って、当日のレポート書きますとか。

本当にまさに今やってます。頭がずっとフル回転で、イベントやってる最中も、これをどう記録に残してリード作ろうかって構成を考えて、逆算してどういう素材集めたらいいかっていうのに頭を使いながらも、当日市長が視察に来てくださったので、その対応をしたり、何をこの時間で伝えたらいいんだろうみたいなのも考えながらコミュニケーションしたりとか、もうすごく鍛えられた感じがありますね。

もちろん大きなお仕事とかになってくると、レポート書く人っていうのはどんどん分かれていきつつ、それを全体ディレクションしていくっていうものになっていくんだろうなと思いつつ。とはいえ、そういうふうにできるお仕事ばっかりではなかったり、自分たちで自主的に取り組んでいるものとかって、やっぱり少ないリソースの中でどれだけやりきるかっていう勝負になってくるんだろうなという。

今だと本当、予算をどうやって作りに行くかみたいなところも考えてたりするので。でもなかなかできない経験だったり思考の部分だったりするので、ゆくゆくいろんなことにきっと効いてくるんだろうなって思いながら、目の前に現れた事柄に立ち向かっています。

すごい思うのが、ある種分業されてないからこそ、それぞれを一つにつなげて自分たちで進めるというか。あなたはライティングの担当だからレポートまとめるだけでOKみたいな話じゃなかったりするので、動画、メディア露出、当日の現場をいい体験にしていくっていうところとか、全体をつなげて俯瞰しているし、最終のアウトプットまで責任持ってやるっていう。そういうところでいくと、すごいやりがいというか、次にすごい成長につながるものだろうなっていうのはなんかすごい感じますね。

そうですね、それが同じ考えの人を何人作れるかみたいなところも今後重要になってくるのかなというふうに思います。

ちょうど前回プロモートシートを作ってっていう中で、実際に実践する機会があったっていうところで、お話いろいろ聞いていったんですけど、次のテーマとしては、どういう内容だったらメディアの人が興味持ちそうかみたいなこととか、中身の部分ももう少し話していけたらいいんだろうなというふうには思いましたね。

これって一回、出口の部分、実際にメディアにアプローチしたりしたからこそ、じゃあ企画の中でどういうコンセプトを立てるとか、こういう人たちにこういうふうに関わってもらったらいいんじゃないのかとか、出口のところやってるからこそ最初の企画のところでもそういう発想ができるっていう気はしているので、次改めて考えるときの視点の変化とか、ぜひちょっと伺ってみたらなと思います。

確かに。ほんと、私の成長物語みたいな、そんな感じでもあるなと思いました。

定期報告。

はい、お願いいたします。ということで、じゃあ続きは次回また皆さんに聞いていただけたら嬉しいです。広がるローカル地域のための広報実践録、ここまでお聞きいただきありがとうございました。