36協定がないと企業秩序を守れない
今回は前編に続く後編として、36協定を締結していないと何がまずいのか、実務的な視点から解説されています。
36協定がない状態で残業させていること自体が、労働基準監督署の調査で指導事項になったり、場合によっては書類送検や罰金につながります。
それに加えて困るのが、36協定がないと企業秩序を守れない可能性があるという点です。
36協定がない中で残業命令を出しても、その命令は違法だと吉田さんは説明します。
この命令って合法なのか違法なのかという話になると、結論、違法なんですよ。
たとえば繁忙期に、みんなが残業してやりきろうとしている中で、一人だけ「残業したくないので帰ります」と帰ってしまったとします。
会社は企業秩序や士気を保つため、業務命令違反として懲戒処分や注意指導をしたくなるはずです。
ところが、そもそも協定がない状態で残業命令を出していれば、その命令には根拠がなく、従わなくてよいという論点が出てきます。
そのため、けん責処分などを出しても、労働者側から「会社は36協定を締結していないのだから懲戒処分は無効だ」と反論される可能性があると吉田さんは指摘します。
上限時間の設定 原則と特別条項
続いて、36協定の作り方のポイントとして上限時間の設定が挙げられます。上限時間は1日、月、年で書きます。
原則の書き方では、月45時間、年360時間に設定するケースが多く、それ以下の数値を設定している会社はあまり見ないといいます。
例外として、年6回に限り、この時間を超えて働かせることもできます。これが特別条項です。
繁忙期であれば60時間、場合によっては最大99時間59分まで残業させることは可能です。ただし100時間に達するとそれ自体が違法になります。
一方で、80時間を超えると過労死の可能性が非常に高まるため、まともな会社は80時間以下に設定していることが多いと吉田さんは話します。
そのため、特別条項の時間について相談されたら、80時間以下にして、それを守る運用をすすめているといいます。
理由は、長時間労働はスタッフにとっても大変で、万が一のときに会社が重い責任を問われる可能性があるからです。
仮にたくさん働いていた方が健康被害で亡くなってしまったり、重い障害が残ったという話になると、会社に対して安全配慮義務違反という形で損害賠償請求も来る可能性が十分に考えられます。
協定の起算日をどう決めるか
次に実務的なポイントとして、協定の起算日をどうするかという話があります。
起算日は、創業時やスタッフが最初に入社したタイミングなど、残業の可能性が出てきたタイミングによって変わります。
原則としては一刻も早く作ったほうがよく、入社して残業しそうだという手前のタイミングで36協定を作り、それに基づいて残業させていくのが正しい方法です。
ただし、月1日に一斉入社し、それまで労働者がゼロという場合、入社前に協定を結べるのかという悩みが出てきます。
労基署に聞くと、見込みの人で締結するよう言われることもありますが、内定状態の人と協定を結んで効力があるのか疑問が残り、事業を始める瞬間の協定の作り方は少しグレーな部分があると吉田さんは話します。
いずれにせよ会社としては、早く合法な状態に持っていくことが重要です。入社直後にできるだけ早く協定を作り、協定が成立するまでは残業させないのが法律的に正しい解釈になるとしています。
起算日を変えたいときの実務対応
なるべく早く協定を作ったとしても、その起算日が実務上使いづらいというケースがあります。
たとえば給与計算期間の末日と一致していない場合や、会社の決算期・事業年度に合わせて起算日を変えたい場合です。
まず前提として、36協定の起算日を自由に変えられるかどうかについて、法律上の明確な回答はないと吉田さんは説明します。
FAQには業務上の必要性がある場合は変えてもよいと書かれていますが、変更届の公式様式や手順が法律で決まっているわけではありません。
そのため、実際に変える場合、とくにIPO準備中のように高度なコンプライアンスが求められる会社では、社労士や弁護士に相談しながら進めたほうがよいとしています。
実際に変えるときの手順としては、旧協定が生き残っている間に新しい36協定を締結します。すると新旧両方の協定が生きている期間ができます。
この移行期間は、新協定も旧協定も違反しない形で運用するのが普通の社労士の案内だといいます。
両方守って旧協定が切れるのを待つという状態が望ましいはず、とか必要です。
新協定しか守らないという対応もあり得ますが、おすすめはできないと吉田さんは話します。
1日の上限時間と休日労働の落とし穴
最後に、意外と見落としやすいポイントとして1日の上限時間が挙げられます。
労働者思いの一般的な会社であれば、1日の上限はせいぜい5時間や6時間にするはずです。夕方5時に仕事が終わって5時間残業すれば、その時点で深夜時間帯に入ってしまうためです。
一方で、業務上の必要性があって徹夜する可能性がある業種で5時間や6時間にしていると、そこで違反になってしまいます。
徹夜する可能性があるなら、1日の上限を15時間に設定する必要があると吉田さんは説明します。
理由は、法定労働時間8時間に休憩1時間、さらに15時間を加えると24時間になり、徹夜が可能になるからです。
ただし15時間と書くとスタッフから「うちの会社15時間なのか」という意見も出るため、そこは考えたほうがよいとしています。
もう一つの注意点が、36協定の右下に書く休日労働の時間帯です。何も考えずにテンプレートを流用すると、9時から17時などと書かれていることがあります。
この場合、たとえば日曜の朝8時59分に働くと、それだけで協定違反になってしまいます。
協定違反を避けたいなら、朝7時から夜22時までで最大1日9時間、始業終業時刻は前日までに通知する、といった広めの書き方にしたほうが安全だといいます。
ただし曖昧に書きすぎると、労基署から明示するよう指導が入ることもあるため、休日労働の書き方は十分に検討する必要があります。
まとめ
36協定を締結していないと、指導や罰則のリスクだけでなく、残業命令や懲戒処分の根拠を失い企業秩序を守れなくなります。協定を作る際は上限時間、起算日、休日労働の書き方など、実務でつまずきやすいポイントを丁寧に押さえることが重要です。
- 36協定がないと残業命令自体が違法となり、懲戒処分が無効と反論される可能性がある
- 上限時間は月45時間・年360時間が原則で、特別条項でも80時間以下が望ましい
- 起算日の変更に明確な法的手順はなく、旧協定と新協定を並行して守る運用が望ましい
- 1日の上限や休日労働の時間帯を安易にテンプレート流用すると協定違反の引き金になる