残件管理表を別に作るのはもうやめた話。私がWBSを最後まで運用する理由

最初に白状しておくと、私も若い頃はまさに同じ状態でした。

当時はWBSを書こうとしても、環境的にだいたいExcelになるんですよね。

私もExcelのマクロをいじって、セルに開始日と終了日を入れたら右側のセルに色がピョンと入る、みたいなものを作っていました。

でも、それだと正直、運用はできていなかった気がします。

だんだんタスクが多くなって、クリティカルパスの運用も複雑になって、形骸化していく。

結局、質問をくれた方と同じで、Excelで残件管理表を別に作って、終わったか終わってないかを日々塗りつぶしていく、というのをやっていました。

転機になったのは、その残件管理表って「車輪の再発明」だなと気づいたことです。

WBSにあるものをコピペして、日付を入れて、担当欄を作って、ステータスのプルダウンを作って。

凝りに凝って頑張って作るんですけど、それってツールで全部できるじゃんという話なんですよね。

私が使っているBacklogなら、ガントチャートでそれが全部できるわけです。

わざわざもう一個書類を作るのって、仕事をしている気になっているだけだなと、ものすごく感じたんです。

しかもWBSがそのまま社内のスケジュール管理にも、お客さんに見せるものにもなっている方が絶対いい。

お客さんに見せるためだけに作り直すなんて、そんな時間はないよ、と思うようになりました。

そこから私は、Backlogをいかにカスタマイズせずに、基本の機能だけで使い切れるかをすごく考えるようになりました。

なぜカスタマイズを避けるかというと、一度手を出すと、みんながどんどんカスタマイズを入れていくからなんです。

たとえばステータス。作業中・確認中・終了くらいでいいのに、クライアント確認中・自社確認中・エンジニア確認中・ディレクターチェックバック中、なんて増やしていく。

そうなると、もうステータスを管理するために管理することになっていくんですよね。

カスタムフィールドも同じで、縦軸・横軸・斜め軸みたいに複数のもので管理し出すと、管理のためのタグ付けばかりが増えていく。

だからそこは最低限にして、チケット管理システムとそれに連動したWBS・ガントチャートで、できるだけ完結させるようにしています。

今の私の答えははっきりしていて、WBSの全タスクが完了になることがディレクターの仕事だと思っています。

これはうちのメンバーにも言っているし、自分でもそう思っています。

ありがちなのが、コメントの最後には「デプロイ済み」と書いてあるのに、チケット自体は進行中のまま、というやつです。

私はこれを「ゾンビのチケット」と呼んでいるんですが、ゾンビが残ったままプロジェクトが終わっているケースって、けっこうあるんですよね。

だから完了にするのは誰がやるのかも決めるべきで、私はだいたいこうしています。請け負っている側だけで完了するものはディレクターが完了させる。もともとの要求要件になっているものは、クライアントが責任のもとに完了させる。

そうやって、プロジェクトが終わったタイミングで、全部のチケットが完了になっているべきなんです。

そうじゃなかったら、WBSを作っている意味がないんですよね。

遅れているなら、日次でも週次でも、ミーティングの中で「遅れています」となった時点で、ガントチャートは必ず遅らせます。

実態と合っていないガントチャートには意味がないですからね。

WBSやガントチャートを管理する意味って、他の人がその資料を見ただけで現状がわかるようにするためなんです。

そこを運用しないなら、共有のために別の作業をやることになる。乱暴に言えば、工数を増やしているだけなんですよね。

そもそもディレクターは、現状の進捗を記憶しないためにドキュメントを書くんだと思っています。

タスクが50や100になったら、一個一個の進捗なんて覚えるのは不可能です。

だから自分が忘れる前提でドキュメントに反映させておいて、「あれ、なんでこれ遅れてるんだっけ」と思ったら中を見ればいい。「あ、お客さんのチェックバック待ちか」と、その都度確認すれば済む話なんです。

まとめ

正直、私もここ何年かはかなり意地になってやっている方だと思います。でも、複数のプロジェクトを抱えていると全部を覚えていられないので、細かく運用して管理できる状態にしておく。それさえ回っていれば他は忘れてもいいや、というくらいの気持ちでいます。もし「実際どうやってるの」というところがあれば、ぜひ聞かせてほしいなと思っています。

• 残件管理表を別に作るのは車輪の再発明で、仕事をしている気になっているだけになりがち
• チケット管理とWBS・ガントチャートを連動させ、ツールはできるだけカスタマイズしない
• プロジェクト終了時に全チケットを完了にする。完了させる責任者も決めておく
• ドキュメントは、進捗を記憶しないために書く。だから最後まで運用する