イベントの組織図、どう作る？抜けがちな役割と兼務NGをホスピタリティから逆算する

番組冒頭、砂流さんとダイムさんは、この番組がイベントを「やる側」だけで裏側を話す楽屋裏トークであることを改めて紹介します。毎回、運営に効く「今日のパンチライン」を1つだけ持ち帰ってもらう構成です。

第5回のテーマは「イベント運営に必要な役割って何ですか？」という、そもそもの話です。今回はこのネタを持ち込んだのが人ではなく、2人がSlackで使っているAIスタッフだという点が新しいところです。

ダイムさんは、始めてイベントを企画するときに「どういうチームや機能が必要なんだっけ」がそもそもわからない、と問題設定を示します。会社の組織図に似たイベントの組織図があり、その中で「空きがちな役割」「かぶると後々つらい役割」があるという話を展開したいと語ります。

ダイムさんは、AIスタッフの論点を紹介します。必要な機能を全部洗い出せているか、その機能をどう人に落とし込むか、そして人数が少ないときに兼務してはいけない役割はどこか、という3点です。

砂流さんは、こうした話は大きな枠組みから落とした方がよいと提案します。細かいところから入ると、あれもこれもと際限なく出てきてしまうからです。

最初の論点は、イベントでよく使われる「実行委員会」という言葉です。ダイムさんが「実行委員会って何ですか？」と問いかけ、砂流さんが自身の経験から答えます。

砂流さんは、実行委員会には厳密に組織化されたものと、そうでないものがあると分けます。組織化されていない側は、いわば学級委員会みたいなものだと説明します。

一方、ちゃんとした実行委員会は、各クラスの代表が集まる生徒会のようなイメージだと2人は整理します。砂流さんは、IVSのような大きなイベントも生徒会が全体をまとめ、その下に委員会がある構造に近いと話します。

さらに組織として固まっていくと、コンソーシアム、協会、一般社団法人といった形になっていきます。2人は、この4段階が組織図の「大上段」にあたるとまとめます。

なぜ実行委員会や協会という形を取るのか。砂流さんは、1つの会社がイベントをやると「あの会社の利益になるのでは」と見えてしまう点を挙げます。

ダイムさんも、1社だけが儲かっているように見えると、他の関係者のモチベーションが下がると補足します。全員を主体者にしてフラットにするために、実行委員会や協会という形が選ばれるという整理です。

組織形態の話から、次は具体的な機能の話に移ります。ダイムさんと砂流さんは、規模が3人でも100人でも共通して必要になる機能を順に挙げていきます。

まず挙がるのが、会や当日を回す「運営」、セッションや出し物を決める「コンテンツ」、イベントを盛り上げる「スポンサー・関係者」、参加者と向き合う「マーケ・PR・CS」です。

さらに砂流さんが、当日スタッフやボランティアのケアをする役割、大きなイベントでは会場設営・音響などのプロに任せる役割を追加します。ここまでで大きく6つの機能が出そろいます。

6つの機能を挙げたうえで、ダイムさんは「どこに穴が開きがちか」に話を進めます。最初に挙げるのが「誰が決めるか問題」です。委員会形式や会社発のイベントで、最終決定者が曖昧になりやすいと指摘します。

砂流さんは、第4回で触れた地方自治体インフラAXサミットでは、意思決定者は自分だったと話します。ただし、天地人のCEOやCOOにはほぼアドバイザー的に入ってもらい、報連相を徹底していたと説明します。

予算についても、砂流さんは最初に大きな枠だけ決めてもらう方式を取ります。たとえば100万なら100万の中に収める前提で任せてもらい、はみ出しそうなら理由を添えて相談する形です。

2人とも、意思決定者は1人に絞る派だと確認します。2人だとややこしくなるので、全体の責任を1人が負う方がよいという考えです。ただし、決めたことは報告し、認識合わせのために「これでいきますよ」と共有します。

砂流さんは、予算をすべて透明化するタイプだと話します。専用のSlackチャンネルで予算や支払いの内訳を見られる状態にしておくことで、外から派手に見えても内訳を説明でき、クレームが来にくくなると言います。

砂流さんは、専用チャンネルを作る前に、社内へ「こういうプロジェクトを進めます」「こういう人に入ってもらっています」と先に告知する流れを説明します。全部オープンにして、聞きたいことがあれば聞いてほしいと伝えるところから始めます。

ダイムさんは、これを完全にプロジェクトマネージャーのテクニックだと評します。運営をクローズドにすればするほど、実際は動いているのに「何をしているのか」と見られてしまうからです。

砂流さんは、この形にたどり着いた背景に過去の失敗があると明かします。事前告知や透明化をしていなかったために起きた問題を、次はどう防ぐかと考えた結果が今の形だと言います。

この3つの摩擦を先回りで塞いだ結果が、オープン形式と人事への事前通しという今のやり方だと2人はまとめます。

砂流さんは、外部から入ることの多いダイムさんに、そのやり方を尋ねます。ダイムさんの答えは「見極める」というものでした。

ダイムさんは、以前チェーン店の赤字店舗を黒字化する店長として入ったときの経験を語ります。そこで言われたのが「1ヶ月目は何もするな」でした。

ダイムさんは、これはイベントやプロジェクトでも同じだと言います。最初はやりとりを見て、誰がメインで動き、誰が意思決定しているかの相関図を頭の中で作ります。相手のこだわりが強いポイントを探りながら、変えたり一緒にやったりしていく進め方です。

見ていると、組織は2つに分かれるとダイムさんは言います。動いてほしくて指示が飛んでくる「自走を求める組織」か、何もしないなら任せてほしいという「上位下達の組織」かです。

砂流さんはこの話を高く評価します。外部から入る「傭兵」のタイミングでは、まず内部の人がここまでやってきたことを尊重し、慣れるまでは手を出さないという姿勢です。

話を「穴が開きやすい役割」に戻します。意思決定者の次にダイムさんが挙げるのは、ある程度すべてを知っている「情報のハブ」の役割です。

ダイムさんは、イベント前日までに「誰に何を聞いていいかわからない」状況が起きやすいと指摘します。組織が縦で分断され、横串で見ている人がいないと、全体に聞いても誰も手を挙げないという状態になります。

砂流さんは、内容によっては「これを聞くと怒られるのかな」と思われて、余計に手を挙げられなくなると補足します。だからこそ、意思決定者とは別に「誰に聞けばわかるか」を知っている人が1人いると円滑に回ります。

さらにダイムさんは、情報のハブは当日忙しくなるため、当日の案内やCSを担う人は別に立てた方がよいと言います。砂流さんも、すべてをレシーブしてくれる当日の人の顔が浮かぶと共感します。

次に抜けがちな役割として挙がるのが、登壇者のケアです。企画を決める人は当日自分も登壇していたり、運営のボスをやっていたりするため、登壇者を受付から控室、打ち合わせ、登壇まで案内する人が抜けやすいとダイムさんは指摘します。

砂流さんは、登壇者が外から見ても重鎮であるほど、案内係の人選が重要になると付け加えます。そのため、砂流さんはこの役割を早めに決め、場合によっては外部の人に手伝ってもらいます。

ダイムさんは、この役割がないと当日どうなるかを具体的に語ります。社長が直々に口説いた登壇者が受付に来たのに、当の社長がいない、という事態です。

砂流さんは、インフラAXサミットのときは銀行の方にこのアテンドに入ってもらったと明かします。誰が来ても、当日何か起きても大丈夫そうな人を、あえて手すきの体制で置いておく発想です。

もう1つ抜けがちなのが記録係です。当日になって「誰がカメラを撮るのか」「誰がムービーを撮るのか」が決まっておらず、終わってからアフタームービーも記録写真もない、という事態が初期のイベントで起きやすいとダイムさんは言います。

砂流さんは、集合写真すら撮らないこともよくあると補足します。写真がないと、翌年に使える素材やレポートに載せる素材が残りません。

ダイムさんは、これを1発目を成功させることに意識が向きすぎた結果だと整理します。2発目をブーストするための過去実績、アンケート、写真、さらに「次回のホームページに載せてよい」という許可が抜けやすいのです。

砂流さんは、レポートの掲載可否は登壇依頼のタイミングですぐ聞くと話します。聞き方も工夫があり、「ダメですよね」ではなく「大丈夫ですよね」と聞きに行くのが大事だと言います。

ダイムさんは、そもそも穴を開けないためにどう組織図を描けばよいかと問います。砂流さんの答えは、マニュアルから作れば穴が開きにくい、というものです。

砂流さんは、第2回でnoteやウェブサイトに、AIに渡せばパワポにできるマニュアルを公開したことに触れます。役割ごとのチームを決め、そのチームの誰がどのロールを担うかを埋めていく形です。

さらに2人は、AIに聞くのが一番穴がなくなると話します。一般論として必要な機能をすべて洗い出し、今の体制とのずれを指摘してくれるからです。

一方で、砂流さんはマニュアルにあえて入れなかった項目もあると言います。テロ対策や暑さ対策、会場との連絡係などで、すべて入れるとキリがないからです。ダイムさんも、会場との連絡係は重要だと補足します。

• テロ対策・暑さ対策
• 食事やケータリングをどうするか
• 会場との連絡係

ここからは、人が少ないときに兼務してはいけない役割の話です。ダイムさんは、何でも知っている人が本部からお客さん対応に行ってしまうと、本部の機能が空いてしまう例を挙げます。

砂流さんは、顔が広い人が指揮官を兼ねる危うさも指摘します。いろいろな人が挨拶に来るため、本人が対応している間、他の人が質問できなくなってしまうのです。

そこから2人は、社長クラスはむしろ暇そうにしていてよい、という結論に至ります。何かあれば積極的に挨拶に行き、つながりを作る役割に専念してもらう方がよいからです。

兼務の話は記録係にも及びます。砂流さん自身、当日は写真係と現場統括を兼ねてしまうことがあると認めつつ、本来カメラマンはカメラマンだけでやった方がよいと話します。

さらに、スチール（写真）とムービー（動画）を分けるべきかという論点になります。砂流さんは、内容次第だと答えます。登壇者1人の基調講演なら写真も動画も両方撮れますが、5人が話すセッションや、5分刻みのピッチコンテストは両立が難しくなります。

砂流さんは、記録用の動画ならスマホで雰囲気を押さえる程度でも成り立つと言います。気合を入れたアフタームービーが必要なら外部に頼むべきで、妥協したかどうかは外からは判断しにくいものです。

最後に挙がるのがメディア担当です。砂流さんは、メディアの担当は絶対に分けた方がよいと断言します。展示会のように一緒に回って説明した方が、よい記事になりやすいからです。

ダイムさんは、ここに自身の大きなギャップがあったと打ち明けます。詳しくなかった頃は、メディアは事前に調べてイベントに来てくれるものだと思っていたのです。

砂流さんは、走り出しのイベントほど、何が新しく、何を取材してほしく、どんな意義があるのかを伝え切らないと、よい記事にもならないし、そもそも来てもらえないと補足します。だからメディアには専属の担当が必要だという結論です。

さまざまな役割と兼務の話を経て、2人は「どこかで立ち返らなければならないのはホスピタリティだ」という点に着地します。

ダイムさんは、この回のパンチラインとして「組織図とはホスピタリティから逆算しろ」を挙げます。やる側の視点だけだと、自分たちが滞りなく進めるための穴埋めの話になりがちだからです。

砂流さんは、登壇者のケアのような役割は、相手側に立って初めて見えるものだと言います。参加者側から「これがないと困るよね」を考えると、必要な役割が見えてくるという発想です。

ダイムさんは、イベントの期が近づくほど視点が狭まり、参加者目線に立ちにくくなると補足します。だからこそ、前回の「テーマが大事」という話と、この「ホスピタリティから逆算する」という話は、運営で立ち返るべき軸だと語ります。

最後に砂流さんが、ホスピタリティという言葉に補足を入れます。ここで言うホスピタリティは、過剰なものではないという点です。

砂流さんは、お水だけでなくジュースやお酒、お菓子を必ず用意する、といった話ではないと具体例を挙げます。無料のイベントなら最低限でよく、そのうえで気持ちよく終えてもらえるかが大事だという整理です。

ダイムさんも、お出迎えからお見送りまでずっと付きっきりでいる必要はないと補足します。「お客さんは神様」という話ではないという点を、2人はあえて付け加えます。

この回のパンチラインは「組織図、ホスピタリティから逆算してみるのもいいよね」に落ち着きます。ダイムさんは、組織形態もイベント形態も多様なので、リスナーの話も聞かせてほしいと呼びかけます。

番組の締めに向けて、2人はAIと組織図の関係にも触れます。AIが発展する中で「何をAIで代替し、何を人がやるべきか」は、数ヶ月ごとにアップデートされていくテーマだからです。

砂流さんは、今この時点で「AIでここまでやっています」という話を定期的に入れていくのはどうかと提案します。数ヶ月後に大きなイベントを経て、その後どう変わったかを見る定点観測にする案です。

直近の例として、ダイムさんは手伝っている北海道のイベントで、LP周りはAIでいけそうだと話します。結果が出たら共有したいとのことです。

2人は、次回以降のテーマとして、AIでどこまでやっているか、横串で連携する人はどういう人か、集客の話、そしてメディアの話などを候補に挙げ、ゲストを呼んで掘り下げたいと語ります。

まとめ

第5回は、イベント運営に必要な役割を、運営・コンテンツ・スポンサー・マーケ・スタッフケア・設営の6機能として洗い出し、抜けがちな役割と兼務してはいけない組み合わせを整理する回でした。明日から使える型があるとすれば、役割を書き出したあとに「本部と現場監督」「意思決定者と情報ハブ」が同じ人になっていないかを見ることです。

• 組織形態は学級委員会・実行委員会・協会・一般社団法人の4段階で捉えられ、1社に見えないようにするために委員会や協会という形が選ばれる。
• 意思決定者は1人に絞り、報連相と予算の透明化、社内への事前告知をセットにすると摩擦が起きにくい。
• 情報のハブ、登壇者を登壇まで案内する人、記録係は抜けやすく、特に案内係は人選と早めの決定が重要になる。
• 全体指揮官と現場監督、スチールとムービー、メディア担当は同じ人に兼務させない方がよく、社長クラスは責任者から外して挨拶回りに専念してもらう。
• 組織図はホスピタリティから逆算して考える。ただし過剰なもてなしは不要で、参加者が気持ちよく終えられる最低限を押さえることが軸になる。