いつもより力を抜いた「息抜き回」で語られるNotionの話
この回は、吉田さんいわく「息抜き回」です。普段の放送では真面目に話しているものの、本来はもう少し緩い人間なのだと打ち明けます。
普段の放送を収録してる時はもう超真面目、真面目の中の真面目みたいな感じなんですけど、今日はちょっとテイストを変えて、肩の力を抜いた話をしていきたいなと思います。
そんな吉田さんに、安田さんがずっと聞きたかったことがあると切り出します。それは、吉田さんがTwitterでよく発信しているNotionのことでした。
Notionって、私、実はこの吉田さんとの番組をやるにあたって初めて使わせていただいて、まだNotionの良さっていうのを分かりきれてないのかと思うんですけど、このNotionってどういうところが便利なんですか？
安田さん自身、Notionには「思考が整理される感じ」をなんとなく覚えていたと言います。吉田さんはその感覚を、まさにその通りだと肯定します。
Notionには「文章」と「データベース」の2つの柱がある
吉田さんはまず、Notionが何をするツールなのかを整理します。大きく2つの機能があると言います。
文章をオンライン上に保存し、作成・管理できる
社内の記録をデータベースとして蓄積・管理できる
文章管理という点では、同じようなサービスは以前からたくさんありました。有名なのがEvernoteです。
吉田さんも昔はEvernoteを使っていましたが、Notionと比べるとチームで一つのドキュメントを見るのがすごく楽だと感じているそうです。
この話に、安田さんもタイムリーだと反応します。久しぶりにEvernoteをパソコンで開いたら、複数端末で同期するには有料会員になるよう求められて驚いた、という体験でした。
あれ、こんなサービスだったっけ？と思ってちょっとびっくりしたんですよ。
吉田さんによれば、Evernoteは台数制限などの変遷があり、インターフェースの好みも変わっていったと言います。その後に登場したのがTrelloやNotionでした。
吉田さんは、多くの人がたどる典型的な流れがあると話します。
Evernote
タスク管理やメモに使う
Trello
次に移るが、やがて限界を感じる
Notion
最終的に行き着く
マニュアル作りを前向きにさせる「レベル1」の使い方
ここから吉田さんは、Notionの使い方を「レベル」で段階的に説明していきます。まずはレベル1です。
レベル1は、みんなでドキュメントを見るのがとても楽だという点です。吉田さんはこれを、中小企業が抱える慢性的な問題と結びつけて説明します。
その問題とは、仕事を仕組み化できないことです。仕組み化にはマニュアルが必要で、その逆が属人化だと言います。
社労士だったら、A社さんのことはA社を担当してる、例えば私が担当したら吉田しかわからないなんていうのは、中小企業とか士業事務所だったらあるあるなんですね。
業務の進め方をマニュアル化すれば仕組み化できます。しかし、そこで「マニュアルを作るのはめんどくさい」という声が出てくるのが壁でした。
Notionなら、そのマニュアルを簡単に、気軽に作れて編集も楽です。だからこそ、これまでより前向きにマニュアル作りに取り組んでもらえるだろう、というのが吉田さんの見立てです。
見せたい情報だけを切り取れる「レベル2」のデータベース
次のレベル2は、オンラインデータベースとしての使い方です。吉田さんは、サイボウズのKintoneに近い使い方だと例えます。
Excelに記録していくのと同じように社内の記録を蓄積できますが、便利さの中心は「絞り込み」にあると言います。
Excelでは列や行を表示・非表示にするために一つずつ設定が必要ですが、Notionでは見せたい部分だけを切り取って表示できます。
見せたいところをちゃんと相手に見せられるっていう機能がついてるってことですよね。
会社が持つデータベースは膨大になりがちで、行と列が増えるほど視認性が悪くなります。ここで役立つのが「ビュー」です。
社労士の仕事を例にすると、手続きの進捗を見たいときはカンバン方式のビューで、請求管理を見たいときは別のビューで、入金・未入金を確認できます。それを一元的に管理できるっていうのがNotionの魅力だと吉田さんは語ります。
安田さんは、この資料はこれ、あの資料はあれ、とあちこち行かずにNotion一つで完結できる点に頭の整理を感じたと言います。
文章とデータベースを両立させる「レベル3」の合わせ技
レベル2まで来たので、吉田さんはレベル3も用意しておかなければ、と続けます。レベル3は、レベル1とレベル2の合わせ技です。
この話を、安田さんは自身のアナウンサー時代の経験と重ねます。風邪で声が出なくなり、別のアナウンサーに番組を代わってもらう危機的な状況があったそうです。
私しか知らないことが多すぎて、頼むにあたって非常に困ったっていう経験があったんですよ。Notionがあったらなってすごい思いました。
吉田さんは、その番組を例にレベル3を説明します。台本や出演者といったドキュメントをまず用意し、レベル2の使い方で担当表などのデータベースを入れておく形です。
従来のサービスでは、ドキュメントとデータベースが別々に分かれているケースが多くありました。Notionはドキュメントの中にデータベースを入れ込めます。
レベル3が正解ではない。自分に合った使い方でいい
ここで吉田さんは、大事な注意点を添えます。レベル3まで使わなければならないわけではない、ということです。
レベル3でなければ効果が出ないのではなく、人それぞれの使い方でいいと言います。レベル1でも十分使いやすく、レベル2でも使いやすい、というのが吉田さんの考えです。
安田さんも、パソコンが強くない自分でも簡単に使える点に触れ、使いやすさを実感したと話しました。
最後に安田さんが、他のツールについても聞きたいと投げかけると、吉田さんは自分を「ツールオタク」だと語り、一つ一つ話していきたいと応じました。
まとめ
息抜き回として語られたのは、社労士の吉田さんが実践するNotionの段階的な使い方でした。ドキュメントとデータベースという2つの柱を、自分に合ったレベルで使い分けることが、仕事の仕組み化への第一歩になりそうです。
- Notionには「ドキュメントの管理」と「データベースの管理」という2つの機能がある
- レベル1は共有しやすいドキュメントで、マニュアル作りと仕組み化を後押しする
- レベル2はデータベースのビュー機能で、見せたい情報だけを絞り込み一元管理できる
- レベル3はドキュメントの中にデータベースを入れ込む合わせ技
- レベル3が正解ではなく、自分に合ったレベルで十分に役立つ
