AIが議事録を書く時代、新卒に最初に任せる仕事は何か。業務分解とクレームドリル

この回のきっかけは、ラジオネーム・エビさんから届いた新卒教育についてのお便りです。エビさんの部署には来年、久しぶりに新卒社員が配属される予定です。

けんすうさんは、昔ならやり方は決まっていたものの、今の時代に新人へ何を任せるかは「めっちゃむずい」と率直に受け止めます。田中さんは、AIに任せる仕事と人が引き続きやる仕事を分けて考えるために、まず二人が新人時代に議事録をどうしていたかから話を始めます。

新人時代の議事録について、けんすうさんも田中さんも「めちゃくちゃ書いていて、得意だった」と振り返ります。けんすうさんが議事録を好んだ理由は、少しユニークなものでした。

では今の新人に議事録を書かせるかと問われると、けんすうさんは「やらせないでしょうね。AIでしょうね」と答えます。一方の田中さんは、自分はやらせるのではないかと考えていました。

田中さんが新人に議事録を書かせたい理由は、まず会議に全集中する訓練になるからです。AIが議事録を取ってくれる前提で、会議中に別の作業をしてほとんど参加していない状態を変えたいといいます。

田中さんによると、議事録づくりには会議を聞くこと以上の作業が含まれています。メモを取り、要らない発言を切り、重要な順に並べ替え、事前知識がないとわからない部分は調べて補い、関連資料を添付し、最後にTODOと次回会議を整理するという流れです。

結果だけ見ればAIの出力と同じようなフォーマットになりますが、田中さんはこの過程そのものが「めちゃくちゃ訓練になっている」と話します。議事録を書こうとして初めて、会議の内容がわかっていなかったことに気づけるからです。

そのため田中さんは、新人本人が「これはもう書かなくてもいい」と思えるまでは、議事録を書かせていいと考えています。

けんすうさんもこの考えに強く同意します。議事録を書くと、この会議で何が大事だったか、どんな議論の結果こうなったかに加え、事前にゴールとアジェンダが決まっていないと話がこれだけ発散すること、ある人の発言が本題から外れていることなど、多くの気づきが得られるといいます。

一方でけんすうさんは、議事録にはやる気の問題もあると指摘します。AIのほうが上手く、新人の書いた議事録を誰も読まないとわかった瞬間に、書く側のモチベーションが下がりそうだというのです。

田中さんの答えは、新人研修の目的はアウトプットではなく本人の能力が上がることだ、というものです。そのうえで田中さんは、自分自身はAIの議事録を読まないと明かします。

田中さんは、その議事録を持ってお客さんのところへ行けば大事なポイントを話せる、まさに武器を持たせてくれる「議事録マン」がいると話します。AIを超える議事録を書ける人は、ずっと会社で重宝されるという見立てです。

けんすうさんは、トレーニングと割り切るなら議事録はとても良いと認めつつ、この話の難しさを整理します。議事録や競合調査は誰かがやらなければならない仕事で、新人がやればちょうどいい教育にもなっていました。ところが成果物をAIが担うと、新人の作業が成果を生まない「教育のための教育」、つまりお勉強のようになってしまう点が悩ましいといいます。

AIを使うことを前提にした教育として、田中さんが提案するのは、AIを使って自社の業務をタスク分解させる課題です。

AIに聞けば、商社ならこういう業務、保険業界ならこう、小売りならこう、といった一般的な業務の手順書のようなものはすぐに出てきます。ただしAIが出すのは汎用的な内容だけなので、「うちの会社がこれをやっている」という部分は人に聞いてくるよう求め、一次情報を取りに行く力を身につけさせるという案です。

けんすうさんは、AIにとって重要なのは業界のドメイン知識と、その上にある会社独自の知識の2つだと整理します。会社独自の知識はAIに足りていないことが多く、人に聞かなければならないため、新人が取り組む価値があるといいます。

田中さんはさらに、この作業を続けると新人はAIのハルシネーションハルシネーション ── 生成AIが事実と異なる内容を、もっともらしく出力してしまう現象。英語で「幻覚」を意味する言葉に由来しますに気づくはずだと話します。チェックする先輩側も「うちの業務はこうじゃない」「承認を得るプロセスは、実はまず経理部が先」といった指摘ができ、業務理解が進むという見立てです。

けんすうさんが新人教育で大事だと考えるのは、社内の人間関係や力関係、暗黙知です。けんすうさん自身が1年目に経験した、部署の人へのインタビューが役に立ったといいます。

こうした「誰に先に話を通すか」という情報は文書になっていないことが多く、人に会って聞くことでしか得られません。けんすうさんは、これを新人教育の主軸にしてしまう手もあると考えています。

田中さんが次に挙げたのは、インターン生の課題のように、1時間で新規事業の企画書を作らせるドリルです。AIなら1分で企画書を作れますが、それをもとにきちんとプレゼンさせようとすると、新人は考えざるを得なくなります。

けんすうさんは、議事録でも同じように、AIが出した議事録の質を高める課題がありそうだと応じます。田中さんはこれを広げ、プレゼン資料でも企画書でも議事録でも、AIの出力に対して「自分が変更を加えたところ」を提出させ、そのブラッシュアップの中身を評価する方法を提案します。

けんすうさんは議論の中で、評価の対象をもう一段ずらす案を思いつきます。新人にAIのハーネス、つまりAIに与えるルールや設定を作ってもらい、そこに先輩たちが材料を入れて、良いアウトプットが出るかを確かめるという方法です。

田中さんも「問いがむちゃくちゃなら、良いものは絶対出てこない」と同意します。けんすうさんは、良いルールを作ろうとすると「良い資料とは何か」という知識が自然と身につくと話します。

田中さんは、自分が先に出した「変更点を提出させる」案には弱点もあると認めます。別のAIに差分らしきものを作らせればチートできてしまうからです。そこでけんすうさんは、今後部署で実際に使えるルールづくりを課題にする案を推します。

田中さんはここまでの話を、社内業務の理解、ルールづくり、最も効率的なやり方を考えさせることの3つにまとめます。そのうえで、業務を分解したあとに新人ならではの役割があると話します。

田中さんの案は、分解した業務を新人の目で「全部AIに代替できそうな仕事」「AIと人間の組み合わせでないとできない仕事」「人間にしかできない仕事」に仕分けさせることです。

けんすうさんも「いらないおじさん、多そうですね」と笑い、田中さんは会社のバグが見つかる可能性があると話します。社内のしがらみを知らない新人の質問が、業務の無駄を洗い出すきっかけになるという考え方です。

けんすうさんは、昔ながらの新人の仕事である飲み会の予約はどうかと投げかけます。食べログなどで予約はできても、店選びには結構センスがいるといいます。

田中さんは自分を気遣うタイプだと話し、店を選ぶときは事前に下見をしたり、TPOに合っているか、誰が何を好きかを把握したりしているそうです。さらにそれを極めた例として、元電通のUさんが書いた会食マニュアルの本を挙げます。

田中さんは、その本を一冊すべて実践する必要はないとしつつ、人がどんなポイントで評価し、気持ちよくなり、感謝するのかが網羅されていると評価します。手土産一つの選び方まで含めた心遣いのマニュアルで、AIエージェントでは絶対にたどり着けない境地だから、新人がやってもいいかもしれないと話します。

手土産の話題で、田中さんは自分の発言が返ってきて困っているというエピソードを明かします。かつてXで「手土産は重いほうがいい」と投稿したところ、大きな反響を呼んだのです。

この投稿には、重い手土産は荷物になって困るという多くの女性から怒りの声が届いたそうです。それでも投稿以降、会う人会う人が田中さんに重い手土産を持ってくるようになり、最近は米をもらったといいます。

郷野みゆらさんからは「重くないもの、重いもの、メッセージがあるもの」の3種類の手土産を用意されたこともあるそうです。田中さんは、ハードルが上がりすぎて自分が二度と手土産を持っていけなくなったと嘆きます。

けんすうさんも郷野さんから、揉めて名前が出なくなった訳あり品をもらったことがあり、「こいつこういうの好きでしょ」とわかられていると感じたそうです。田中さんは郷野さんへのお返しに困った末、紙一枚で一番軽い体験チケットを贈ったと明かします。

けんすうさんは、こうした人間関係の機微を新人に学んでもらうのは良いと話し、田中さんもそれができれば重宝されると応じます。店選びも手土産選びも、みんながめんどくさがる仕事だからこそ価値があるという見方です。

田中さんによれば、本当にできる営業は、今の時代には合わないかもしれないとしつつも、取引先の家族まで把握し、家族が何を喜ぶかまで考えているといいます。

田中さんは、ゴールドマン・サックス時代の名営業マンの話を紹介します。その人は鞄に30種類ほどの手土産を常に入れていて、その場で得た情報に合わせて、小話と一緒に「お子さんにどうぞ」と出していたそうです。

けんすうさんが家に常備している手土産として挙げたのが、予約しないと買えない村上開新堂村上開新堂 ── 東京・麹町の老舗洋菓子店。缶にぎっしり詰められたクッキーで知られ、入手が難しい贈答品として有名ですのクッキーです。会員でないと買えず、届くのは2年後ほどになるため、1年に3個ほど確保しておき、いざというときに渡すといいます。

田中さんは、村上開新堂は手土産の極みの一つだとしつつ、もらった人がその価値をわからない場合もあると指摘します。とはいえ「これ2年待ちのやつなんすよ」と自分から説明するのも難しいところです。

けんすうさんはさらに、GMOの熊谷さんが飲み会の後に、おそらく参加者全員にGMOと書かれたメロンを渡していると紹介します。メロンをもらうと家族が喜ぶため、「熊谷さんとなら飲みに行っていい」となるのだろう、と推測します。

田中さんは「重さも備えている」と、自身の手土産論に引き寄せて笑います。けんすうさんは、メロンには高級感があるからだろうと話します。

手土産の話から研修の話題に戻り、けんすうさんは、取引先の家族構成のようなAIに載っていない情報を手に入れることに価値があると整理します。

田中さんは、問いを立て、仮説を立てて試すようなロールプレイング型の研修を挙げます。しかしけんすうさんは、課題の発見や解決はAIのほうが得意なので、その価値は下がっていくと見ています。

けんすうさんは、それよりも若手が「ランチ行きましょう」と取引先の偉い人を誘い、仲良くなることのほうが、はるかに価値が高い可能性があると話します。

田中さんは逆にAIを使った研修として、AIがクレーマー役になり、人間がクレームに文章で返し続けるドリルを提案します。社会の理不尽をAIがぶつけ続けることで、心が鍛えられるという発想です。

けんすうさんは、危機管理の記者会見の練習もまさにそれだと応じます。田中さんは、会見に慣れた人はスーツをヨレヨレにして行き、ストライプのスーツやタイピン、カフスは身につけないと話し、そうした作法も練習で慣れておけると言います。

けんすうさんは想定問答集を挙げ、意地悪な質問も練習しておけば「またこれだ」となるだけだと話します。田中さんは、機嫌の悪い上司も、圧迫面接も、クレーマーも、結局は同じパターンだと指摘します。

田中さんは、人間から同じことをされたら相当しんどく、それだけで辞めてしまいそうだと話します。相手がAIだから傷つかずに場数を踏めることが、このドリルの利点です。けんすうさんも「AI時代ならではとも言える」と評価し、田中さんは退職代行の利用や離職率の低下にもつながるかもしれないと話します。

けんすうさんは「クレームなんて慣れ」と言い、田中さんも「場数だけ」と同意します。けんすうさんはここで、ひろゆきさんのエピソードを紹介します。

ひろゆきさんは「すいません、すいません」と言いながら漫画を読むだけなので、とてもいい仕事だと話していたそうです。田中さんも、クレーマー自身がだんだん何を言っているのかわからなくなり、最後には「30分付き合ってくれてごめんな」となる場面があると話します。

最後にけんすうさんは、この回の議論を2つの方向にまとめます。1つは、AI時代でも議事録のように本人の力になるものをあえてやるトレーニング。もう1つは、AI時代に価値が高まる人間関係系のトレーニングです。

田中さんは、研修は会社によって全く違うはずだとして、リスナーに自社のユニークな研修や、AI時代を乗り越えつつある取り組みをコメントで教えてほしいと呼びかけて、番組を締めくくりました。

まとめ

AIが議事録や調査をこなす時代、新人教育は成果物を作らせることから、本人の力を育てることへと重心が移ります。けんすうさんと田中さんの議論からは、AIを前提にした訓練と、AIでは代替できない人間関係の学びを組み合わせる研修の姿が見えてきました。

• 議事録は成果物としてはAIでよいが、会議への集中や「わかっていない自分」への気づきを得る訓練として価値がある
• AIで業務を分解させ、会社独自の知識は人に聞かせることで、業界知識と一次情報を取る力が身につく
• 新人の成果物ではなく、AIの出力に加えた変更やAIのルールづくりを評価する方法が考えられる
• 店選び、手土産、取引先との関係づくりなど、AIで取れない情報や人間関係の機微の価値は高まっている
• AIがクレーマー役になるクレームドリルなら、傷つかずに場数を踏める