予約リストをExcelで整える。当日のレジが詰まらない事前準備の手順

この回のテーマは、ゲームマーケットなどのイベントで事前に受け付ける予約リストの整理です。

取置き予約を事前に受け付けるサークルや制作者は多く、今回のゲームマーケットでもX上で予約報告が多く見られたと話されています。

問題は当日です。予約リストがぐちゃぐちゃだと、オペレーションに手間取ってお客様を待たせてしまうことがあります。

Mana(マナ)さんは、自分が実際にやった事前整理の方法を共有すると述べています。あくまで「こういう手もあったのか」という気づきになれば、というスタンスです。

携帯やパソコンで予約を見ながら探す方式だと、時間がかかっていたという実体験が語られています。

ゲームマーケット標準の予約機能は使いにくく、多くの人はGoogleフォームで予約を受け付けているとされます。今回もGoogleフォーム前提での整理方法です。

最初の一手はシンプルで、予約内容をCSVでダウンロードすることです。

ただし、そのままExcelで開くと文字化けしてしまうという落とし穴があります。

原因は文字コードの違いです。Excelは基本的にShift_JISShift_JIS ── 日本語を扱うために古くから使われてきた文字コードの一つ。従来のExcelはこの形式を前提に動くことが多いで扱う一方、GoogleフォームからダウンロードしたデータはUTF8UTF8 ── 世界中の文字を扱える標準的な文字コード。Webサービスで広く使われるが、従来のExcelとはそのままだと相性が悪いことがあるになっています。

つまり、同じ文字でも見え方が違うため、UTF8からShift_JISへ変換してからExcelで開く必要があります。

変換の具体的な手順は、ポッドキャストでの説明が難しいため、そういう手順があると覚えておいてほしい、と話されています。調べればやり方は出てくるとのことです。

Mana(マナ)さんがExcelを使う理由は、並び順の変更、色分け、セルの追加といった加工が楽だからです。

加工の前提として、聞かれたときに答えられるよう、入力された内容はそのまま残しておきます。そのうえで、オペレーションしやすい情報を足していく方針です。

最初の工夫は、商品ごとの個数管理です。複数作品を出していると、1つの予約で複数個、あるいは別の予約で追加、といったケースの管理が面倒になります。

Googleフォームだと選択肢名がずらっと並んで出てくるため、そのまま使わず加工します。今回頒布したのは「セントオブジェラシー」「麒麟」「パロパロ」「鬼遊灯」「ルース」「バーストオブマナ」の各作品で、商品ごとに列を分け、予約ごとの個数をそのセルに書く形にしています。

この方式なら、商品を何個持っていけばいいのかという合計値も出しやすいというメリットがあります。

次の工夫が支払総額です。複数の予約や複数商品にまたがると、その場で計算するのは大変なので、予約ごとの合計金額を事前に計算して記載しておきます。

さらに、同じ人の予約が複数に分かれた場合は、その人の総合計もまとめて記載しておくとよい、とされています。

並び順にも工夫があります。予約日順で並べている人も多いものの、そこから目的の予約を探すのは大変だと指摘されています。

そこでMana(マナ)さんは五十音順に並べ替えています。こうすれば、同じ人が日をまたいで予約しても、五十音順の並びに集まります。

ただし今回はブースに外国の方がとても多く、英語表記やハンドルネーム、アカウント名など形式がバラバラでした。フリガナは必須にしていなかったため、省略する人も多かったといいます。

そのままでは五十音順に並べ替えられないため、多分こう読むだろうという形でカタカナの読みを全部振り、「読み」という列を足しました。その読みで並べ替えると、比較的きれいに整理できたそうです。

長いリストから探すとき、金額や個数を目で追うと行がずれてしまう恐れがあります。そこで偶数・奇数で交互に色を分けています。

色分けは予約ごとではなく予約者ごとです。同じ人の予約が3件連続する場合は、その3件を同じ色にまとめています。

備考欄の位置にも考えがあります。一番右に置く人が多い一方、Mana(マナ)さんは一番左に置いています。

理由は、備考が必ず目にすべき特記事項だからです。

列の並び順は、まず備考、次にセルフチェック用に音順で振ったナンバー、続いて読み、そして受け取り者の名前という順にしています。

海外の方は予約者名と受取者名が違う場合もあり、どちらの名前で言われるか分からないため、受け取り名の欄には予約者名と受取名の両方を記載しています。

その後ろに支払金額、各商品の個数と続き、さらに後ろに実際に予約された内容を置きます。つまり、Excelの左側を見れば全体を把握できる設計です。

備考に書く内容にも触れています。家族で売り子をする中で、Mana(マナ)さん自身が直接話したい相手がいます。

SNSですでに繋がっている人や、予約内容が複雑な人などです。そうした相手には「来たら自分に声をかけて」といった備考を書いておくそうです。複数予約にまたがる全体の合計も書くとされます。

仕上げは物理的な運用です。できるだけ大きい紙に印刷し、バインダーに挟み、ボールペンも付けてすぐ書き込めるようにして、レジに置いておきます。

商品ごとに列を分けるもう一つの利点は、予約以外の当日購入への対応です。追加購入があっても、その項目に1を足すだけで動きが分かり、記録も便利になります。

当日の販売分は、表の下や隙間に正の字などで記録していきます。スマホでいちいち入力するとドタバタするため、渡したら正の字をつける、予約リストに丸をつける、といったアナログな運用の方がスムーズだとされています。

最後の補足として、予約特典の選択肢がある場合や特別なことがある場合は、予約特典についても備考や特記事項に記載しておいた方がよい、と付け加えられています。

Mana(マナ)さんは、ゲームマーケット以外にもボードゲームイベントが全国的に増え、取置き予約は一つの文化として確立されてきていると話します。だからこそ、この作業を効率的かつ合理的にできるようにしたい、と締めくくっています。

まとめ

予約リストは、Googleフォームで受け付けたデータをExcelに落とし込み、当日のレジで迷わない形に整えることがポイントとして語られました。事前準備は手間でも、当日のオペレーションを大きくスムーズにします。

• CSVでダウンロードし、UTF8からShift_JISへ変換してExcelで開く
• 商品ごとに列を分け、予約ごと・予約者ごとの合計金額を事前に計算しておく
• 読みの列を足して五十音順に並べ、予約者ごとに色分けして行ズレを防ぐ
• 必ず見るべき備考は一番左に置き、左側だけで全体を把握できる並びにする
• 大きい紙に印刷してバインダーで運用し、当日購入は正の字などアナログで記録する