会議が残業を生む理由と、ゴールと終了時間を宣言する会議術

時間管理シリーズの前回は、タイムカードを押した後も働いてしまう「見えない残業」がテーマでした。中村さんは、隠れ残業は明るみに出たときに厳しいので、きちんと把握してほしいと振り返ります。

今回のテーマは、残業を一気に減らす切り札としての会議術です。残業削減と会議の関係を問われた中村さんは、まず日本人の会議好きを指摘します。

名倉さんは会社員時代、会議が週に1〜2回は必ずあったと話します。中村さんによれば、それでも多いほうで、もっと多い会社もあるといいます。

中村さんが普段連絡を取る経営層や幹部層の中には、いつ連絡してもずっと会議中という人もいるそうです。1つの会議が長いのではなく、立場が上がるほど出席する会議が増え、掛け持ちになっていくといいます。

中村さんは、会議漬けの状態が管理職本人の業務を止めると説明します。管理職の仕事は会議以外にもたくさんあるので、結局は会議後に夜残って仕事をすることになります。

さらに、管理職が席にいないと決裁が進まず、決裁待ちで部下の仕事も止まります。名倉さんは、会議が管理職と部下の両方の残業に直接つながっていると整理しました。

中村さんは、業務見直しは会議だけではないとしつつ、会議が多いと感じる会社にとっては一番やりやすい見直しが会議だと話します。日々のルーティンの作業手順は簡単には変えにくい一方、会議は比較的手を付けやすいといいます。

惰性で続けている会議をやめる、2つの会議を同じ日にまとめるなど、会議体そのものを減らせることは意外とあると中村さんは説明します。名倉さんも、月に1回の会議が通例だからという理由で続いていることがあると応じました。

中村さんの経験では、幹部会議と部署会議が別々にある会社で違いを尋ねると、担当者も答えに詰まることがあるそうです。前からやっている会議だから続けているだけで、なくてもいいと提案すると「言われてみたら」と返ってくるといいます。

会議が長引く要因について、中村さんは平たく言えば「ケジメがついていない」ことだと答えます。まず、開始時刻に人が集まらない問題があります。

10時スタートと決めていても、10時前後になんとなく集まってくる状態です。中村さんは、他の業務の都合もあるので多少のばらつきは仕方ないかもしれないとしつつ、より問題なのは終わる時間だと話します。

中村さんによれば、会議が長引くのが当たり前になると、参加者はその後に予定を入れなくなります。予定を入れても読めないので、あえて入れない。予定がないから、会議がさらにだらだら長引くという悪循環です。

中村さんは、誰も後ろに予定を入れていない状態を、会議が「無限ループ」に入ると表現しました。

末松さんは前の会社で、別の支社から人が来る会議の経験を語ります。隣の駅からでも10時の開始に間に合わず、始まりが10分遅れることもあったそうです。

名倉さんは、特定の人がいないと結論が出ない、話が進まないという状況も長引く原因になると指摘します。中村さんは、会議をきちんと設計しないまま雰囲気で進めるから、雰囲気で時間が過ぎていくのだと話しました。

番組タイトルにある「たった1つのルール」について、中村さんは非常にシンプルだと前置きします。会議のスタート時点で、今日は何を決める会議なのかという到達点と、何時に終わるかという終了時間の2つをはっきりさせて共有することです。

口頭でもよいものの、中村さんはビジュアル化を勧めます。ホワイトボードを使うなら右隅などに書き、資料を配るなら資料に大きく書いておきます。

名倉さんが「こんなシンプルなことで大丈夫なのか」と確かめると、中村さんは「大丈夫ですね」と答えます。末松さんは、だらだらした会議では「何の会議をしていたんだっけ」となることがあるので、テーマを明確にする意味は大きいと話しました。

中村さんは、話が盛り上がるほど枝葉に広がると説明します。そのときに、議事進行を担うファシリテーターが、書かれたゴールと終了時間をもとに話を本題へ巻き戻すことが大切だといいます。

会議資料についても、中村さんはポイントを挙げます。資料は会議前に配布し、参加者が席に着いたときには一通り目を通している状態が理想だといいます。

会議の場で初めて資料を見始めると、それだけで時間が過ぎてしまいます。中村さんは、事前に読んでくるのが普通だという空気感をつくることが大事だと話します。

中村さんがさらに悪い例として挙げるのは、集まった後に配った資料が足りないケースです。コピーを取りに行くだけで、平気で5分ほど過ぎてしまうといいます。

ゴールを決めても、終了時間までに結論が出ないことがあります。中村さんは、会議で何より大事なのは開始も終了も含めて時間を守ることだとしたうえで、決まらない場合の対応を説明します。

名倉さんが「決まらなかったというゴールに持っていくのか」と確認すると、中村さんはうなずきます。ただし、決まらなかったで終わるのではなく、何が詰めきれなかったのか、要因を明らかにすることが重要だといいます。

たとえば「この部分が曖昧だったから結論を出せなかった」とはっきりさせれば、次回までにその部分を調べ、必要なら事前に共有しておくという準備につながります。

末松さんは、時間が決まっていても毎回ずるずる延びれば、時間の決まりはあってないようなものになると話します。決定も後ろにずれ、結局何の会議だったのかとなれば、すべてが時間の無駄になるといいます。

中村さんは、時間を守る意識は会議以外にも当てはまると話します。客先訪問のような仕事でも同じで、後のアポが決まっている訪問はほとんど延びないといいます。

たとえば13時から14時の訪問の後、15時から次のアポがあれば、何が何でも14時に終わります。一方で後の予定がないと、いろいろな話をしてしまうと中村さんは自らを戒めるように語ります。

名倉さんが「この後大丈夫ですか？」という問いかけを例に挙げると、中村さんは「今日は大丈夫ですよ」と答えた時点で延びる原因になると応じました。中村さんは、すべてにおいて時間を意識することが大事だとまとめています。

名倉さんは、今回の内容が明日からすぐに実践できると強調します。会議の冒頭で今日のゴールを決め、終了時間を宣言する。中村さんはそれを「至ってシンプル」と表現しました。

リスナーへの問いかけとして、中村さんは、社内のそれぞれの会議で、今日決めることと何時に終わるかを宣言してから始めているかを尋ねます。末松さんは、実際に聞いたことはないものの、やっていない会社は多そうだと話します。

番組では、Xのハッシュタグ「#イキイキ企業の未来ナビ」や概要欄のフォームで、問いかけへの回答や感想、質問を募集しています。

次回のテーマは「早く帰ることが評価される会社へ」です。中村さんは、自身が若かった時代は長く会社にいる人が評価され、定時で帰ろうとすると「今日何があるの？」と聞かれるような真逆の環境だったと振り返りました。

まとめ

会議が多く長い会社では、管理職本人だけでなく、決裁を待つ部下の残業も増えます。中村さんが示した解決策は、会議の冒頭で今日のゴールと終了時間を宣言し、時間を守ることでした。

• 会議の掛け持ちは管理職の業務を止め、決裁待ちを通じて部下の残業も生む
• 会議は業務見直しの中でも手を付けやすく、不要な会議や重複した会議を減らせることがある
• 会議の冒頭で「今日決めること」と「終了時間」を宣言し、ホワイトボードや資料に書いて見える化する
• 資料は事前に配布し、会議前に目を通しておくことを当たり前にする
• 時間内に決まらない場合は、決めきれなかったことを決定事項とし、原因を特定して次回に備える